Fotografer i disse dage har brug for mange hatte. Ikke kun skal du skyde og redigere dine billeder, men du skal også bruge tid på sociale medier, markedsføre over for klienter og holde øje med alle de daglige administrative opgaver for at drive en virksomhed. Det er nok til at give selv den mest organiserede person hovedpine. For at afslutte det kan tidsstyring være noget, som kreative mennesker ofte kæmper med.
Som en kreativ person, der stolte mig af min produktivitet, indtil jeg startede min egen virksomhed, tog det mig en masse prøving og fejl at finde ud af, hvordan jeg får mest muligt ud af min dag uden masser af stress og overvældning.
Hvis du er træt af at føle dig travl, men ikke produktiv, er der nogle nyttige tip.
Vælg tre prioriteter for din dag
De fleste mennesker har ikke en stor fornemmelse af, hvor lang tid en given opgave tager dem. De overbelaster deres kalender med opgaver og føler sig derefter utilstrækkelige eller frustrerede, når de ikke markerer dem alle i slutningen af dagen.
Selvfølgelig afhænger dette tip af, hvad du har brug for for at få gjort. Du har muligvis en skydedag eller har brug for at bruge hele dagen på at redigere, og vil derfor være fokuseret på en opgave. Du vil dog sandsynligvis også have et par små ting, du skal udføre på en dag, som f.eks. Sende en faktura og returnere et par e-mails eller telefonopkald.
Pointen er, at du skal fokusere på tre prioriteter om dagen og tackle dem i rækkefølge efter betydning.
Dette tip er også kendt som Rule-of-Three fra bogen Få resultater på den smidige måde, og det er beregnet til at forhindre dig i at løbe fra opgave til opgave uden et klart defineret resultat.
I regel af tre definerer du tre opgaver, der skal udføres på en dag, tre opgaver for din uge og også tre opgaver for din måned og dit år.
Start hver dag med at definere de tre ting, du vil fokusere på, og sørg for at tjekke ind med dig selv om at blive på sporet. Vær opmærksom på, hvor lang tid det tager dig, og bemærk eventuelle mønstre, der opstår i arbejdet med bestemte opgaver. Det giver dig mere information til at forfine dine tidsstyringsstrategier.
Spor din tid
Når du kommer i gang med at afprøve forskellige teknikker til tidsstyring, skal du sørge for at spore din tid.
I det første halvandet år af at drive min fotograferingsvirksomhed skrev jeg ned alt, hvad jeg gjorde på en dag i en lille notesbog, samt hvor lang tid det tog mig.
Hvis dette lyder som en super tidskrævende og anal ting at gøre, er det faktisk ikke. Det tager virkelig et sekund at kontrollere dit ur og lave en note bestående af to eller tre ord, der beskriver din opgave.
Endnu bedre, du kan bruge en tidssporingsapp som Hours Tracker.
De oplysninger, du får ved at spore din tid, er guld.
Hvis du finder ud af, at du bruger meget tid på visse opgaver, der ikke er helt nødvendige, kan du tage skridt til at reducere den tid, du bruger på dem, eller klippe dem helt ud.
For eksempel, hvis du tror, at du kun bruger en halv time om dagen på at surfe på nettet, kan du finde ud af, at du hele tiden går ned i kaninhullet, og at det er tættere på to timer.
Brug en online kalender til at planlægge tidsblokeringer
En af de mest effektive måder at øge din produktivitet er at arbejde i tidsblokke og planlægge dem i en online kalender som Google.
Organisering af din tidsplan i stedet for at arbejde ud fra en opgaveliste hjælper med at anvende disciplin og orden på dine opgaver.
Du dedikerer bestemte tidsvinduer til dine opgaver, hvilket gør dem til en prioritet og det eneste fokus i løbet af den tid. Det hjælper med at minimere distraktioner og den mentale byrde ved at skifte opgaver.
Brug en onlinekalender til at planlægge dine opgaver som begivenheder, der ikke kan forhandles. Hvis du har gjort tingene på den analoge måde - ved at skrive to-do-lister eller føre en papirjournal - kan det være meget mere effektivt at bruge en online kalender.
En online kalender kan hjælpe dig med at planlægge møder og sende meddelelser til inviterede. Du kan oprette tilbagevendende begivenheder i din online kalender, oprette påmindelser, og du kan få adgang til kalenderen fra flere enheder.
Sørg for at planlægge pauser i din kalender. Det er en rigtig dårlig idé at sidde foran din computerskærm hele dagen uden at stå op regelmæssigt for at strække, spise et ordentligt måltid eller bare tage et par minutter på noget R&R.
Brug et CRM-system
Der er så mange apps og produktivitetsværktøjer, der hjælper folk med at styre deres tid, projekter og liv bedre. Du bruger måske endda nogle af disse allerede.
Men hvis du ikke allerede bruger et CRM-system (client relationship management), kan du gå glip af et massivt nyttigt værktøj, der kan fjerne behovet for at have flere apps til flere forskellige anvendelser.
Et CRM-system er et klientstyrings- og relationsværktøjsværktøj, der hjælper dig med at holde styr på dine kunder og projekter. Du kan gøre ting som at registrere de datoer, du sidst har kommunikeret med en klient og indstille en påmindelse til opfølgning.
De fleste CRM'er tilbyder dog meget mere, herunder regnskabsværktøjer og kapacitetsskrivningsfunktioner.
Jeg bruger og anbefaler Dubsado, som er et CRM-system til reklamer. Du kan oprette mærkevarer, du kan sende til elektronisk signatur, sende en e-mail direkte fra brugergrænsefladen og holde styr på alle dine kunder og kunder i et visuelt behageligt og let at navigere system. Det integreres endda med din Google-kalender.
Hvis du bruger kontrakt signatur software som Hello Sign eller Adobe, kan du få den samme funktion i Dubsado med alle de andre fordele til en lignende pris.
Andre muligheder er Nutshell og Insightly.
Nix Multi-Tasking
Forskningen er i: multi-tasking er mådeovervurderet.
Multi-tasking har tendens til at blive betragtet positivt, men den seneste forskning viser, at det er skadeligt for din produktivitet og arbejdskvalitet.
Arbejde af høj kvalitet afhænger af, hvor meget tid du bruger på en opgave og intensiteten af dit fokus. Hvis du kan øge dit fokus, kan du gøre mere gjort på kortere tid.
Arbejde med flere opgaver ad gangen overbelaster hjernen. Når du arbejder på flere ting på én gang, skifter du mentale funktioner, hvilket ender med at være kontraproduktivt.
Ifølge Gloria Mark, forsker og forfatter af Multi-Tasking i den digitale tidsalder, den gennemsnitlige videnarbejder skifter opgaver hvert tredje minut. Når det er distraheret, kan det tage næsten en halv time at genoptage den oprindelige opgave. Det er 30 spildte minutter, fordi du tjekkede din e-mail og svarede på en besked.
Ikke underligt, at den gennemsnitlige arbejdstager arbejder i tre timer ud af en typisk otte timers arbejdsdag - selvom de ikke konstant kigger på Instagram eller Facebook.
Læg dine enheder væk
Så som du kan se, er en af de største måder at ødelægge din produktivitet konstant at kontrollere din e-mail og sociale medier hele dagen. Disse sekunder eller minutter kan tilføje op til enorme mængder spildt tid og ødelægge dit fokus på opgaverne.
Læg din telefon væk, luk browservinduet med din åbne indbakke, og koncentrer dig om den opgave, der ligger foran dig.
Beslut et par gange om dagen, når du vil kontrollere og svare på e-mails og Instagram-indlæg og holde fast ved det.
Da jeg kombinerede dette med at blokere min tid, blev jeg forbløffet over resultatet. Jeg opnåede bogstaveligt talt tre gange mere på en dag end jeg gjorde, da jeg simpelthen svævede fra opgave til opgave og svarede på hver tekst og e-mail, da jeg modtog den.
Prøv Pomodoro-metoden
Pomodoro-teknikken er et meget populært tidsstyringsværktøj designet til at holde dig så produktiv som muligt.
I denne metode til tidsstyring vælger du en opgave, du gerne vil have gjort, og indstiller en timer i 25 minutter til at arbejde fokuseret og uden afbrydelse.
Du kan gøre dette i 25 minutter, ikke?
Når timeren ringer, skal du tage en kort pause, der ikke er relateret til arbejde, som at strække eller have en snack.
Når du har lavet fire “pomodoros”, kan du tage en længere pause som 20 eller 30 minutter. Din hjerne vil tage denne tid at assimilere nye oplysninger.
Sæt en dag til rådighed for ærinder og admin
Dette er endnu et produktivitetshack, der fungerer vidundere for nogle mennesker. Få en dag afsat i ugen, hvor du vil tage dig af alle dine personlige ærinder eller forretningsadministratorer eller en kombination af begge.
Der kan være ting, du laver ugentligt, som madlavning eller tøjvask, der alle kan henvises til en dag, så du kan fokusere på forretningsopgaver resten af ugen.
Det kan være en god idé at have en ugedag afsat, når du planlægger alle dine møder eller medicinske aftaler. Alternativt kan du gøre al din administrator som fakturering, regnskab eller endda planlægning af dine sociale medier.
At opsummere
Der er mange teknikker og værktøjer til tidsstyring derude, der kan hjælpe dig med at øge din produktivitet og reducere stress og udbrændthed.
Ikke alle fungerer for dig, men disse er nogle af de mere populære, som du måske vil prøve.
Uanset om du er en hobbyfotograf eller en professionel, er chancerne for, at du har masser af hver dag.
At finde måder at være mere effektiv kan ende med at tilføje timer til din dag og endda hjælpe dig med at sove bedre.